O registro de pedidos e orçamentos é essencial para todo o negócio. Através deles a empresa informa os itens vendidos, controlando seu estoque e também gera lançamentos financeiros para a cobrança dos clientes. Vamos ver como se gera pedidos e orçamentos no SIGE Lite?!
Primeiramente, acesse o menu lateral Pedidos e Orçamentos.
A seguir, clique na opção Adicionar.
Agora, na tela de edição da venda, será necessário preencher as informações principais e em seguida, terá mais três seções para preenchimento. São elas:
Dados principais
Status da Negociação: selecione entre as opções, qual o status deseja para este registro. Você poderá optar por Orçamento, Pedido e Venda, em que ao optar por venda, você não poderá alterar informações após salvar; Cliente: informe o cliente pesquisando pelo nome, CPF ou CNPJ; Data da Venda: informe a data em que a venda foi cadastrada. Caso você não informar, este campo será preenchido automaticamente com o dia em questão e poderá ser alterada manualmente, caso haja necessidade; Vendedor: selecione entre seus usuários, quem é o vendedor responsável por este pedido; Tabela de preço: informe uma tabela de preço utilizada na venda dos produtos. Lembrando que esta tabela deve estar previamente cadastrada no sistema; Informações Adicionais: podem ser preenchidas as informações adicionais sobre a venda, como: termos e condições de venda ou alguma observação importante.
Aba Itens
Na aba Itens, informe o produto e a quantidade desejada. Assim, o sistema irá buscar o valor previamente cadastrado no produto ou definido na tabela de preço. Ainda, clicando no ícone de cifrão ($), você poderá definir desconto e comissão unitária por produto.
Logo abaixo, o sistema apresenta o totalizador da venda e possibilita que você informe mais dados, como Frete e Desconto total da venda, em reais ou porcentagem. Mas também neste campo são exibidas a informação de Quantidade total produtos, Subtotal produtos, Subtotal Comissão Vendedor, Troco e Total da Venda.
Lembrando que o troco é calculado automaticamente pelo sistema quando for adicionado um pagamento, na aba que veremos a seguir.
Aba Pagamentos
Na aba Pagamentos, além de ser possível informar a condição de pagamento, a(s) forma(s) de pagamento e o número de parcelas, você também pode definir a data de vencimento de cada parcela e alguma observação.
Em caso do pagamento ocorrer através do cartão de crédito ou débito, você poderá informar dados da credenciadora que será utilizada nesta transação. Para isto, basta clicar no ícone de cartão. Importante! Lembre-se que se houver mais de uma parcela, é necessário informar os dados do cartão em cada uma delas.
Outra situação bastante recorrente é quando o cliente paga um valor a mais do que a venda. Nesse caso, você poderá informar o valor pago e automaticamente o sistema calcula o troco que deve ser repassado ao cliente. No exemplo que estamos utilizando, a venda possui valor de R$47,00 e o cliente pagou R$50,00. Assim, automaticamente o sistema calcula o troco de R$3,00.
Aba Detalhes
Na aba Detalhes será possível criar campos personalizados conforme a necessidade de controle da empresa, disponibilizando mais detalhes sobre o pedido ou orçamento em questão. Caso deseja criar um campo específico para inserir dados, clique em Novo Campo Personalizado, defina o formato para as informações e o nome que este campo terá.
Finalizando a venda
Depois de preencher as informações que deseja, será possível salvar este registro no seu sistema. Para isso, clique em Salvar no topo da tela. Dessa forma, novos campos surgirão no topo da tela. São eles:
Aprovar Orçamento: este campo poderá ser alterado de acordo com o status da negociação informado anteriormente. No nosso exemplo, criamos um orçamento, portanto o sistema oferece a opção de Aprovar Orçamento, o qual se transforma em Pedido. Depois disso, o sistema oferece a opção Aprovar Pedido, alterando o status para Venda; Imprimir: utilizando esta opção, você poderá realizar a impressão desta venda; Cancelar: caso deseja cancelar este registro, utilize esta função; Excluir: se deseja remover esta venda do seu sistema, clique neste ícone de lixeira.
Assim que você finalizar as aprovações de orçamento e pedido, tornando este registro uma venda, não será mais possível editar as informações da venda, como produtos, cliente, pagamentos e detalhes. Além disso, o sistema oferecerá novas opções no topo da tela. São elas:
Gerar Fiscal: utilize esta opção para emitir o documento fiscal desta venda, podendo ser NF-e, NFC-e ou CF-e SAT; Gerar Financeiro: para que o sistema registre os dados de pagamento no contas a receber, clique neste ícone de cifrão. Dessa forma, além de ser registrado um lançamento financeiro, também ocorre a baixa dos produtos no estoque. Assim que o financeiro for gerado, será apresentada uma nova aba na venda, chamada Financeiro, onde informa o lançamento financeiro associado a esta venda; Estornar Venda: por fim, caso o cliente tenha desistido da compra, você poderá estorná-la utilizando esta função. Sendo assim, os produtos vendidos irão retornar para o estoque o ocorrerá a exclusão dos lançamentos financeiros vinculados a venda.
Viu como é simples e fácil registrar vendas no SIGE Lite?! Com apenas um registro, você pode acompanhar desde o registro do orçamento até a emissão da nota fiscal de venda.
