Primeiramente, acesse o menu lateral Compras, submenu Nova Nota de Entrada.
Neste momento, será apresentada a tela de Cadastro de Notas de Entrada. Nesta tela, vários campos estão disponíveis para preenchimento. Lembre-se que, os campos em vermelho são de preenchimento obrigatório. Veja a seguir:
Código: este código será gerado pelo sistema, conforme os demais códigos sequenciais já cadastrados; Data de Entrada dos Itens: o sistema preencherá este campo. Caso queira selecionar outra data, basta clicar neste campo e o calendário estará disponível; Empresa: este campo será preenchido automaticamente. Se for preciso, você poderá selecionar outra empresa, aquela que realizará a compra das mercadorias; Depósito: este campo será informado automaticamente. Caso seja necessário, selecione outro depósito. Aquele que será movimentado com a entrada dos itens da nota; Cliente/Fornecedor: selecione qual o cliente/fornecedor responsável pela emissão da nota. Este fornecedor deverá estar previamente cadastrado no cadastro base de pessoas; Data Emissão Nota: informe a data em que a nota foi emitida; Modelo da Nota: selecione dentre as opções, um modelo para a nota; Número da nota: informe o número da nota; Série da nota: informe a série da nota que está sendo cadastrada; Chave Acesso: caso você tenha uma nota para referenciar, informe a chave de acesso da mesma, neste campo; Nota de Entrada sem Itens: marque este checkbox, somente se a nota que está sendo gerada não possui itens, neste caso não haverá controle de estoque. Com está alternativa selecionada, a aba Produtos/Serviços não será exposta; Não movimentar estoque: marque este checkbox, caso os produtos da nota não movimente estoque; Nota de Remessa: a Nota Fiscal de Remessa é o documento emitido quando há circulação de mercadorias sem o objetivo de venda, garantindo a não incidência de impostos. Na indústria de maneira geral, alguma hora o produto precisa circular para fora da fábrica ou da loja, ainda que não tenha sido vendido de fato. Se a sua mercadoria se encaixa nesta informação, será necessário marcar esta opção.
Dados da Nota
Nesta aba, é possível realizar o preenchimento de alguns dados o que podem ser necessários para emissão da sua nota.
Valor Total da Nota: este valor será calculado automaticamente, a partir do valor dos produtos ou serviços adicionados, também será somado outras despesas e será subtraído os descontos; Valor Itens da Nota: este valor será calculado automaticamente, de acordo com a soma dos valores dos produtos ou serviços adicionados na nota fiscal, na aba Produtos e Serviços; Desconto: informe o valor de desconto em reais, se houver. Esta informação também será informada automaticamente de acordo com os produtos adicionados na aba Produtos e Serviços; Outras Despesas: caso seja necessário, informe o valor das despesas adicionais. Esta informação também será informada automaticamente de acordo com os produtos adicionados na aba Produtos e Serviços; ICMS ST Pago Antecipado: informe o valor do ICMS ST da compra dos produtos que foi pago anteriormente; ICMS Desonerado Total: informe o valor do ICMS Desonerado da compra dos produtos; Regime Tributário do Emitente: selecione qual o regime tributário do fornecedor emitente da nota fiscal; Operação: informe o termo que identifica a operação comercial que está sendo efetuada no tempo da emissão. Neste campo, selecione a operação que melhor se enquadra; CFOP: informe o código que identifica a categoria da operação. Os diferentes tipos de CFOP separam as notas fiscais por tipo (nota de entrada ou saída), por região e por natureza da operação. Neste campo, informe a CFOP desta operação.
FIQUE ATENTO! Para o preenchimento dos campos, relacionados aos impostos, solicite o auxílio do seu contador ou escritório de contabilidade.
Dados da Cobrança
Através desta aba, é possível categorizar a sua nota através do plano de custo, acompanhar de perto as despesas de operação com o centro de custo. E fazer o registro financeiro desta compra
Plano de conta: selecione um plano de conta, já cadastrado no sistema; Centro de Custo: se for necessário, selecione um centro de custo para o lançamento desta despesa; Forma de pagamento: selecione dentre as opções, uma forma de pagamento para a compra em questão. O preenchimento deste campo, é apenas um registro de como você pagou ou de como será o pagamento para o seu fornecedor; A vista ou A prazo: selecione qual será a condição de pagamento. Se for selecionada a opção a prazo, novos campos se abrirão: Número de Parcelas: informe o número de parcelas que serão geradas, ou seja, em quantas vezes você pagará o valor ao fornecedor; Período: selecione o período de vencimento entre as parcelas; Entrada: caso tenha sido pago um adiantamento ao fornecedor. Informe neste campo.
Depois de preencher as informações clique em Gerar Duplicatas.
É possível definir as informações da duplicata manualmente, basta clicar em Adicionar Duplicata, no canto inferior direito da sua tela.
Impostos
Esta aba irá mostrar os valores de impostos incidentes sobre a nota de compra que está sendo lançada.
Estes valores são calculados automaticamente, a partir dos impostos constantes nos produtos adicionados na NF de entrada.
Dados do Transporte
Utilize esta aba, para o preenchimento das informações referentes ao frete e transportadora.
Caso não tenha tido frete para a sua compra, informe Sem Frete.
Modalidade de frete: escolha dentre as opções, a modalidade de frete que melhor se enquadra; Transportadora: selecione qual transportadora realizou a entrega da mercadoria; Seguro(R$): após realizar o preenchimento deste campo, o sistema fará o registro da mesma informação no campo Seguro (R$) que será visto na aba Produtos e serviços; Frete (R$): o valor do frete será calculado automaticamente a partir dos produtos adicionados na nota; Pagar Frete e Seguro: em uma nota sem duplicatas se você marcar este campo, o valor do faturamento será o valor total da nota, caso contrário, será o valor total da nota subtraindo do frete e do seguro.
Produtos e Serviços
Nesta aba, adicione todos os produtos necessários, conforme a nota recebida do seu fornecedor.
Para adicionar os produtos ou serviços que foram comprados na nota fiscal, digite o nome ou código do produto no campo Localizar Produto/Serviço. Selecione o item desejado e clique em Adicionar.
Através do ícone de lupa, é possível localizar os produtos de forma mais detalhada.
Para isso, informe o Nome ou Código do produto/serviço, se desejar informe uma Categoria, marque a opção Estoque Positivo, se for necessário e clique em Localizar.
Depois de adicionar os Produtos/ Serviços na nota, serão exibidos novos campos. Veja a seguir:
Nome: neste campo, será informado o nome do produto que foi adicionado; Quantidade: neste campo, informe a quantidade da mercadoria; Ícone de conversão de unidade: utilize esse triângulo se deseja converter a unidade de medida. Para saber mais, clique aqui; Unidade: neste campo será informada a unidade de medida do seu produto (UN, KG, MT); Unitário (R$): este campo será informado pelo sistema. Se refere ao valor unitário pago por este produto em reais; Desconto (R$): se o fornecedor lhe ofereceu algum desconto, informe-o neste campo; Frete (R$): informe o valor de frete pago neste do produto, se houver; Seguro (R$): caso seja necessário, informe o valor do seguro pago neste produto; Total Un: se refere ao valor total da unidade; Preço Venda: será informado o preço da mercadoria; Total: os valores totais dos produtos serão calculados automaticamente; CFOP (Editar em massa): clicando na alternativa Editar em massa, é possível adicionar o mesmo CFOP para todas as mercadorias da listagem. Logo após, no campo Alterar CFOP em Massa, informe o CFOP desejada e clique em Alterar.
Dois ícones estarão expostos, juntamente com os itens adicionados. São eles:
Ícone de Expandir: através deste ícone será possível visualizar outros dados, que estão relacionados com os itens informados; Ícone de X: utilize este ícone para excluir o item indesejado.
Após clicar no ícone de Expandir, será aberta uma janela para que possa informar os dados a seguir.
ICMS (R$): informe o valor, em reais, do ICMS equivalente a essa nota de entrada; ICMS ST (R$): informe o valor, em reais, do ICMS ST equivalente a essa nota de entrada; FCP ST (R$): informe o valor, em reais, do FCP ST equivalente a essa nota de entrada; ICMS Desonerado (R$): informe o valor, em reais, do ICMS Desonerado equivalente a essa nota de entrada; PIS (R$): informe o valor, em reais, do PIS equivalente a essa nota de entrada; IPI (R$): informe o valor, em reais, do IPI equivalente a essa nota de entrada; COFINS (R$): informe o valor, em reais, do COFINS equivalente a essa nota de entrada; Outras Despesas (R$): informe o valor, em reais, de Outras Despesas equivalente a essa nota de entrada; NCM: informe o NCM do produto. Caso no momento de realizar o cadastro do produto já tenha sido informado, será puxado automaticamente na nota de entrada; Lote: caso seu produto seja controlado por lote, informe neste campo qual será o lote para esses produtos que está dando entrada; Data Fabricação: informe a data de fabricação do lote para esses produtos; Validade: informe a data de validade do lote para esses produtos; Sem Lote: selecione esta opção caso o produto que está dando entrada não possua lote; Dividir em diversos lotes: utilize esta função se deseja dividir a quantidade de produtos em vários lotes; Status dos Produtos: informe o status do produto, caso necessário; Fornecedores: será exibida a listagem de fornecedores desse produto, os quais foram informados no cadastro do produto.
Informações Complementares
Este campo é de texto livre, adicione as informações complementares que serão relevantes para a nota de entrada.
Observações Gerais
Adicione todas as observações importantes para que você possa consultar posteriormente.
Depois de preencher todos os campos da nota de entrada, clique em Salvar no canto superior. Após salvar as informações, você pode aprovar e faturar a nota fiscal, criando assim as movimentações no estoque e no fluxo de caixa.
Para aprovar a sua nota, basta clicar no botão Mais Ações e clique em Aprovar.
Depois disso, para faturar a sua nota, clique novamente em Mais ações e Faturar. Você será redirecionado para a tela de lançamentos financeiros, onde as parcelas da nota serão lançadas em seu fluxo de caixa.
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